การวางแผนการเปลี่ยนแปลง (Planning Change)

เมื่อองค์การต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลง โดยนำเทคนิคการพัฒนาองค์การรูปแบบต่าง ๆ มาปรับใช้กับองค์การ องค์การต้องมีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น เพื่อป้องกันเหตุการณ์ที่อาจส่งผลต่อความล้มเหลว โดยกระบวนการเพื่อเตรียมความพร้อม ขององค์การ มีทั้งหมด 10 กระบวนการ
2.1 การกําหนดเปาหมายในการเปลี่ยนแปลง
2.2 การระบุความต้องการของการเปลี่ยนแปลง
2.3 การเลือกการเปลี่ยนแปลงที่จําเปน
2.4 การประเมินความสลับซับซอน
2.5 การวางแผนให พนักงานเขามามีสวนรวม
2.6 การเลือกใชระยะเวลาการเปลี่ยนแปลง
2.7 การจัดทําแผนปฏิบัติ
2.8 การ คาดการณผลกระทบ
2.9 การคาดการณการตอตานจากบุคลากร
2.10 การทดสอบ และตรวจสอบ แผนการเปลี่ยนแปลง
โดยมีรายละเอียดดังนี้
2.1 การกำหนดเป้าหมายการเปลี่ยนแปลง (Focus on Goals)
องค์การต้องกำหนดเป้าหมายว่า “เราต้องการจะไปที่ไหน” เพื่อที่สามารถสร้างหนทางไปสู่จุดมุ่งหมาย คำตอบที่ได้รับมีหลากหลาย เช่น ต้องการเพิ่มผลผลิตของบุคลากร เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ โดยลดงานเอกสาร ขจัดขั้นตอนการปฎิบัติงานที่ไม่จำเป็น การเพิ่มกำไร การพัฒนาความสามารถในการตรวจสอบงานต่าง ๆ เป็นต้น
2.2 การระบุความต้องการของการเปลี่ยนแปลง (Identifying the Demand for Change)
วัตถุประสงค์ของกระบวนการนี้คือ ต้องการได้มาซึ่งแนวทางในการเปลี่ยนแปลง ขององค์การ เพื่อให้ทราบว่า การเปลี่ยนแปลงควรเริ่มต้นจากส่วนใดมากที่สุด
2.3 การเลือกการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น (Selecting Essential Change)
ควรเลือกการเปลี่ยนแปลงที่องค์การพิจารณาแล้วว่าจำเป็นต้องรีบดำเนินการโดยเร่งด่วน และไม่ควรเปลี่ยนแปลงมากเกินไป เพราะหากองค์การมีการเปลี่ยนแปลงมากเกินไป บุคลากรไม่สามารถจัดสรรความสามารถให้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ และอาจก่อให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี เช่น บุคลากรมีผลการปฎิบัติงานต่ำลงอย่างรวดเร็ว เพราะมีความเครียดสูง และขวัญกำลังใจในการทำงานต่ำลง
2.4 การประเมินความสลับซับซ้อน (Evaluating Complexity)
เมื่อองค์การเลือกได้แล้วว่า ต้องการจะเปลี่ยนแปลงในงานใด ต้องประเมินว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นกระทบใครบ้าง เพราะหากจำนวนคนที่ถูกกระทบมากย่อมหมายถึงแผนการเปลี่ยนแปลงจะต้องมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น
2.5 การวางแผนเพื่อดึงดูดบุคลากรให้มีส่วนร่วม (Planning Ways to Involve People)
องค์การต้องมีการวางแผนในด้านของ “บุคลากร” ที่ต้องเข้ามาเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง โดยหลักการแล้วการเข้าร่วมของบุคลากรยิ่งมากเท่าไหร่ กับเป็นการสร้างความรู้สึกของการเป็นส่วนหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น และสร้างความเป็นทีม แต่องค์การควรมีแนวทางปฎิบัติที่หลากหลาย เพื่อดำเนินการดึงบุคลากรให้มีส่วนร่วมที่ถูกกาละเทศะ โดยองค์การมีข้อควรปฎิบัติดังนี้
(1) พิจารณาสถานการณ์ก่อนตัดสินใจดึงบุคลากรให้เข้ามีส่วนร่วม กล่าวคือในสถานการณ์ที่มีความมั่นคง ควรดึงบุคลากรทั้งหมดให้มีส่วนร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์ ทั้งการวางแผนการเปลี่ยนแปลง และการดำเนินการตามแผน ในทางตรงกันข้ามหากสถานการณ์มีความผันผวน ไม่ควรจะรีบดึงบุคลากรเข้าสู่กระบวนการ เพราะจะก่อให้เกิดการตื่นตระหนก จนกว่าสถานการณ์นั้นจะคลี่คลายความตึงเครียดลง และควรรีบดำเนินการแจ้งให้บุคลากรทราบโดยเร็ว
(2) พยายามหาหนทางที่ลดการต่อต้านให้มากที่สุด โดยประเมินปฎิกิริยาตอบกลับของบุคคลากร โดยคาดการณ์ว่า ในแต่ละกลุ่มจะมีปฎิกิริยาต่อต้านหรือไม่อย่างไร จากนั้นควรวางแผนเพื่อตระเตรียมการป้องกันเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นโดยคำถามเหล่านี้สามารถช่วยให้การวิเคราะห์มีความครอบคลุมมากขึ้น
2.1 การฝึกฝนทักษะใหม่ ๆ ที่จำเป็น
2.2 ปัจจัยที่ทำให้เกิดการต่อต้าน
2.3 ลักษณะการต่อต้านของบุคลากร
2.4 คนสำคัญที่ต้องให้เข้ามีส่วนร่วม
2.5 ใครเหมาะสมเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง
(3) ควรปรึกษาบุคคลจำนวนมากเพื่อ นำข้อมูลที่ได้รับมาปรับแผนการเปลี่ยน
แปลงให้เหมาะสมมากขึ้น รวมทั้งเตรียมแผนการรับมือกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
(4) ควรส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม โดยจัดตั้งทีมงานเพื่อช่วยวางแผน และการดำเนินการเปลี่ยนแปลงในองค์การ และทีมงานต้องกำหนดเป้าหมายของทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การ เพื่อให้ตระหนักถึงบทบาทของตน ที่มีต่อกระบวนการทั้งหมด โดยองค์การเองต้องให้อิสระในการทำงานของทีมงาน เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปฎิบัติงาน
นอกเหนือจากจูงใจให้บุคลากรเข้ามามีส่วนร่วม องค์การต้องสนับสนุนให้บุคลากรได้ใช้ศักยภาพของตนอย่างเต็มที่ โดยใช้อำนาจในการปฎิบัติงานมากขึ้น หากการเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จจะเป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเพื่อไปสู่อนาคตที่ดีขึ้นต่อไป
2.6 การเลือกใช้ระยะเวลาการเปลี่ยนแปลง (Choosing a Timescale)
เมื่อองค์การได้มีการเตรียมงานและเตรียมคนเรียบร้อยแล้ว จะเป็นขั้นของการกำหนดช่วงเวลาสำหรับการดำเนินการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้เห็นจุดสิ้นสุดของโครงการองค์การควรมีกลยุทธ์ ในการเลือกใช้ระยะเวลาอาจแตกต่างกันแล้วแต่วัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลง โดยทั่วไปการปรับปรุงใช้เวลาประมาณ 2 – 3 ปี แต่ควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงระยะสั้น เพื่อเสริมการเปลี่ยนแปลงหลักให้คงความตื่นตัว และขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น การเลือกระยะเวลาในการเปลี่ยนแปลง สิ่งที่พึงปฎิบัติเกี่ยวกับเงื่อนไขระยะเวลาของการปรับปรุง คือ ไม่ควรเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงใหม่ ขณะที่การเปลี่ยนแปลงเดิมยังไม่สิ้นสุด แต่ควรมีการตระเตรียมโครงการ สำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหม่ พร้อมที่จะดำเนินการทันทีเมื่อโครงการเดิมเสร็จสิ้น
2.7 การจัดทำแผนปฎิบัติการ (Making an Action Plan)
องค์การต้องจัดทำแผนปฎิบัติการ เพื่อทราบว่าแต่ละงานควรเริ่มต้นดำเนินการเมื่อใด และเสร็จสิ้นเวลาไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบความก้าวหน้าของการปรับปรุง และสามารถคาดการณ์ระยะเวลาที่อาจล่าช้าสำหรับงานได้
2.8 การคาดการณ์ผลกระทบ (Anticipating Effects)
เมื่อองค์การจัดทำแผนปฏิบัติการที่มีความครบถ้วนแล้ว องค์การต้องมีการคาดการณ์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น ภายหลังการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ เพื่อเตรียมแผนปฏิบัติการฉุกเฉิน รองรับเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ต่างๆ

2.9 การคาดการณ์การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Anticipating Resistance to Change)
เพราะการเปลี่ยนแปลงมักจะนำมาซึ่งการต่อต้านเสมอ ดังนั้นองค์การควรคาดการณ์การต่อต้านที่จะเกิดขึ้น และเตรียมวิธีการในการสลายการต่อต้านนั้น
วิธีการสลายการต่อต้านที่เหมาะสม เกิดจากการเข้าถึงสาเหตุของการต่อต้านเพื่อให้การดำเนินการแก้ไขไม่ชักช้า และเห็นผลรวดเร็ว โดยทั่วไปสาเหตุของการต่อต้านมาจาก 3 สาเหตุ คือ

1. การไม่เข้าใจการเปลี่ยนแปลง
2. ความกลัวที่จะเสียประโยชน์
3. ความไม่ไว้วางใจ
วิธีการแก้ไขการต่อต้านที่มีสาเหตุมาจากข้อที่ 1 และ 2 อาศัยการชี้แจงถึงความ
จำเป็นในการเปลี่ยนแปลงย้ำถึงความต้องการของประชาชน / ลูกค้าแนวโน้ม การแข่งขันในอนาคตและเหตุผลของการเลือกวิธีการที่ใช้ในการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้เกิดความเข้าใจ และลดความกลัวต่อการเปลี่ยนแปลง ส่วนวิธีแก้ไขสาเหตุจากความไม่ไว้วางใจ คือต้องมีการชี้แจง และปรึกษาหารือกับบุคคลต่าง ๆ ก่อนเปิดเผยแผนการเปลี่ยนแปลง เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ และเตรียมบุคลากรสำหรับการเปลี่ยนแปลง
2.10 การทดสอบ และตรวจสอบแผนการเปลี่ยนแปลง (Testing and Checking Plan)
เมื่อองค์การได้คาดการณ์ “ผลกระทบ” และ “ การต่อต้าน” แล้ว องค์การควรมีและตรวจสอบแผนปฎิบัติการ เพื่อตรวจสมรรถนะของแผน เมื่อลองดำเนินการในสภาวการณ์จริง แผนการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านการทดสอบแล้ว จะสามารถสร้างความมั่นใจของบุคลากรที่มีต่อแผนการเปลี่ยนแปลงว่า สามารถก่อให้เกิดผลที่คาดการณ์ไว้อันจะนำไปสู่การยอมรับการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะควรตรวจสอบการต่อต้านเพื่อค้นหาถึงการต่อต้านในลักษณะต่าง ๆ เช่น การต่อต้านในลักษณะใดที่ควรจะมีการเปลี่ยนแปลงการดำเนินการ จุดใดที่ปราศจากการต่อต้าน และนำข้อมูลรวบรวมไว้เพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจดำเนินการ กับการต่อต้านแต่ละประเภทที่เกิดขึ้น