สาเหตุและปัจจัยที่องค์การจ้างงานภายนอก

Greaver (1999, pp. 4-5) ได้สรุปพื้นฐานความเป็นจริงที่เป็นสาเหตุ/ปัจจัยส่งเสริม ให้องค์การจ้างงานภายนอก เนื่องจากองค์การขนาดใหญ่ไม่มีความได้เปรียบเชิงการแข่งขันอีกต่อไป คู่แข่งที่มีขนาดเล็กแต่สามารถเคลื่อนไหวได้รวดเร็วและเจาะตลาดได้ สามารถเปลี่ยนอุตสาหกรรมได้ในพริบตา วงจรสินค้าและบริการมีการลดระยะเวลาและเพิ่มความรวดเร็วอย่างคาดไม่ถึง ทำให้เกิดความจำเป็นที่องค์การต้องตอบสนองอย่างรวดเร็วตามไปด้วย แรงกดดันเชิงการแข่งขันนับวันจะเพิ่มสูงขึ้น และผลกระทบมีลักษณะรุนแรงมากขึ้นต่อองค์การโดยเฉพาะในระดับเศรษฐกิจโลก การปรับปรุงผลงานด้านการเงินและการปฏิบัติการเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการอยู่รอดในระยะยาวและความสำเร็จขององค์การ อุปทานหรือปัจจัยป้อน (supplies) ด้านความชำนาญและความเชี่ยวชาญในด้านต่าง ๆ มีอยู่มากมายและเหลือเฟือ ดังนั้น การจัดจ้างให้ทำงานภายในองค์การอย่างถาวรจึงเป็นสิ่งที่ไม่ค่อยจำเป็นในปัจจุบัน ความรู้เทคโนโลยีที่ทันสมัยและล้ำยุค (cutting-edge technology) ได้กลายเป็นเครื่องมือการแข่งขันแต่ก็มีราคาแพงในการจัดหาไว้ใช้ในองค์การ นอกจากนี้บ่อยครั้งที่องค์การไม่สามารถดำเนินการเองให้ประสบความสำเร็จ
นิสดารก์ เวชยานนท์ (2548, หน้า 3-5) ได้สรุปเหตุผลที่องค์การตัดสินใจจ้างงานภายนอก มีอยู่ด้วยกัน 2 ประการ คือ
1. เหตุผลทางด้านการเพิ่มขนาดการผลิตที่ประหยัด (scale economies) การที่องค์การที่มีความชำนาญด้านใดด้านหนึ่งมาก ๆ สามารถผลิตสินค้าและบริการชนิดใดชนิดหนึ่งในปริมาณที่มากและรักษาคุณภาพตามมาตรฐาน จะช่วยทำให้ต้นทุนในการผลิตสินค้าชนิดนั้นลดลง เพราะใช้หลักการแบ่งงานกันทำและทำให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง ซึ่งจะทำให้ประหยัดต้นทุนทางการบริหารองค์การต่าง ๆ แยกระหว่างงาน ที่สำคัญ และเอางานที่ไม่สำคัญไปจ้างงานภายนอก เพื่อช่วยให้องค์การสามารถส่งมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพดีที่สุดให้กับลูกค้า ปัจจุบันองค์การเป็นระบบเปิดมากขึ้น องค์การต้องตอบสนองคนกลุ่มต่าง ๆ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญขององค์การ คือ ผู้ถือหุ้น ทำให้การประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากขึ้น การนำการวัดผลทางเศรษฐศาสตร์ (Economic Value Added--EVA) เข้ามาใช้ยิ่งทำให้ผู้บริหารองค์การต้องพยายามสร้างผลกำไรและหาทางลดค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด วิธีหนึ่ง ที่จะลดค่าใช้จ่ายได้ก็คือ ลดกิจกรรม หรืองานที่ไม่ใช่ธุรกิจหลัก ให้ผู้ให้บริการภายนอกไปดำเนินการแทน
2. เหตุผลทางด้านกลยุทธ์ (strategic sourcing) แนวคิดในการจ้างงานภายนอกควรที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ขององค์การ การจ้างงานภายนอกไม่ควรทำ เพราะเกิดจากแรงบีบคั้นจากสภาพแวดล้อมภายนอก การที่องค์การกำหนดเป็นกลยุทธ์จะช่วยให้องค์การสามารถตอบสนองความต้องการ 3 ประการ คือ ช่วยให้เกิดการปรับปรุงกลยุทธ์ (strategic improvement) เช่น การลดค่าใช้จ่ายและการเพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงาน (strategic business impact) เช่น การทำการจัดโซ่อุปทาน (supply chain management) การจ้างกระบวนการธุรกิจ (business process outsourcing) และช่วยเสริมสร้างความได้เปรียบทางการค้า (strategic business advantage) เช่น การเพิ่มพูนนวัตกรรม (innovation) การวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ (R & D)
General Motors ได้กำหนดการจ้างงานภายนอกอยู่ในแผนกลยุทธ์โดยการทำการ จัดการโซ่อุปทาน (supply chain management) บริษัทที่ทำทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทั้งหลายนำแนวคิดการจ้างงานภายนอกมาใช้อย่างแพร่หลาย เพราะช่วยลดค่าใช้จ่าย ช่วยในการเพิ่มพูนนวัตกรรม ทำให้บริษัทหันมาทุ่มเททางด้านการวิจัยเพื่อพัฒนาเทคโนโลยีมากขึ้น นอกจากนี้ นักวิชาการบางท่าน เช่น Williamson, Charlesand Sung ให้เหตุผลเพิ่มเติมของการจ้างงานภายนอก คือ ปรับปรุงสิ่งจูงใจให้แก่ผู้บริหาร ยิ่งถ้าผู้บริหารสามารถที่จะลดค่าใช้จ่ายได้และสนใจพัฒนากระบวนการที่เป็นความสามารถหลัก (core competency) ขององค์การมากเท่าไรก็จะมีผลตอบแทนเพิ่มขึ้น บริษัทที่ปรึกษา Price Waterhouse Coopers ได้ศึกษาวิจัยพบว่า การจ้างงานภายนอกได้ขยายขอบเขตจากการตัดบางกิจกรรม ไปเป็นการตัดกระบวนการออกไปจ้างงานภายนอก รวมทั้งมีแนวโน้มที่จ้างงานภายนอกกับงานที่ใช้ความรู้ (intellectual based system) เช่น บริษัท Daimler Chrysler ผู้ผลิต รถยนต์รายใหญ่ของโลกได้ให้บริษัท Anderson Consulting ทำการผลิตรถที่เรียกว่า “Smart Car” ในประเทศฝรั่งเศส (Quinn & Hilmer อ้างถึงใน นิสดารก์ เวชยานนท์, 2548, หน้า 4)
โดยสรุปเหตุผลที่องค์การต่าง ๆ จ้างงานภายนอกประกอบด้วยเหตุผลดังนี้ คือ เป็นการลดและควบคุมค่าใช้จ่าย ต้องการเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ขาดทรัพยากรหรือขาดศักยภาพภายใน กระตุ้นให้เกิดการปรับปรุงระบบซึ่งเป็นส่วนของการปรับรื้อกระบวนการธุรกิจ ต้องการกระจายความเสี่ยง กระตุ้นการเรียนรู้เพื่อเข้าสู่ธุรกิจใหม่และปรับปรุงคุณภาพ
Michael F. Corbett & Associates, Ltd. (2004, p. 4) ได้สำรวจ ผู้เข้าร่วมสัมมนา 433 คน ประกอบด้วยกลุ่มลูกค้า กลุ่มผู้ให้บริการภายนอก ที่ปรึกษา 257 บริษัทจากทวีปอเมริกาเหนือและทั่วโลก ในการประชุม The 2004 outsourcing world summit พบว่าเหตุผลที่ องค์การจ้างงานภายนอกมีเหตุผลหลายประการ ไม่ใช่เป็นการประหยัดเพียงอย่างเดียว