ขอบเขตความรับผิดชอบของผู้บริหาร (การตัดสินใจ)

ลักษณะของปัญหาและการตัดสินใจ
การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการในการพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาใด ๆ จนเกิดความมั่นใจในทางเลือกนั้น หรือ คือการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
ประเภทของการตัดสินใจ
1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง หมายถึง การตัดสินใจที่เกิดขึ้นเสมอ และมีลักษณะการตัดสินใจในงานประจำ เทคนิคที่ใช้ในการตัดสินใจ ได้แก่
1.1 ใช้วิธีการที่เคยปฏิบัติมา
1.2 ใช้กฎระเบียบขององค์การ
1.3 ตัดสินใจตามโครงสร้างองค์การ
1.4 ใช้เทคนิคการวิจัยการดำเนินงาน
1.5 ใช้กระบวนการทางคอมพิวเตอร์
2. การตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง หมายถึง การตัดสินใจที่ยังไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน หรือ ไม่สามารถนำกฎเกณฑ์ที่มีอยู่มาประกอบการตัดสินใจได้ทันที จำเป็นต้องปรับปรุงให้เหมาะสม เทคนิคที่ใช้ในการตัดสินใจ ได้แก่
2.1 ใช้ดุลยพินิจและความคิดสร้างสรรค์
2.2 ใช้การคัดเลือกและฝึกอบรมผู้บริหาร
2.3 ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีความซับซ้อนสูงเข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อการตัดสินใจ
การตัดสินใจภายใต้สถานการณ์ต่างๆ
1. การตัดสินใจภายใต้ความแน่นอน (Certainty) เป็นการตัดสินใจที่ผู้บริหารรู้ทางเลือกทุกทางเลือกว่ามีเงื่อนไขอย่างไร ทางเลือกนี้ผู้บริหารต้องรู้ข้อมูลข่าวสารทุกอย่างที่สำคัญและจำเป็น เช่น การตัดสินใจในการที่ควรจะขยายห้างสรรพสินค้าหรือไม่ โดยมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจอย่างเพียงพอ คือทราบว่าจะมีลูกค้าเพิ่มขึ้นอีกร้อยละ 10 และหากขยายสาขาแล้วทำให้มีกำไรเพิ่มขึ้นจาก 20 ลบ.เป็น 50 ลบ.
2. การตัดสินใจภายใต้ความไม่แน่นอน ( Uncertainty) เป็นการตัดสินใจที่ผู้บริหารไม่ทราบว่าทางเลือกทั้งหมดนั้นมีอะไรบ้าง และไม่ทราบว่าผลจะเป็นเช่นไร การตัดสินใจจึงต้องตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับสถานการณ์ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม
3. ความคลุมเครือ (Ambiguity) เป็นการตัดสินใจที่ผู้บริหารไม่รู้ว่าปัญหาและเป้าหมายของการตัดสินใจคืออะไร การกำหนดทางเลือกทำได้ยาก
4. การตัดสินใจภายใต้ความเสี่ยง (Risk) เป็นการตัดสินใจที่ผู้บริหารรู้ทางเลือก แต่ไม่รู้ผลของแต่ละทางเลือก ผู้บริหารจึงใช้ข้อมูลที่มีความน่าจะเป็นของแต่ละทางเลือก โดย
4.1 ใช้ประสบการณ์ของผู้ตัดสินใจ เพื่อประมาณว่าเหตุการณ์ใดน่าจะเกิด
4.2 คำนวณจากข้อมูลในอดีต ดังนี้
- ค่าคาดหวังกำไร โดยคาดหวังจะได้กำไรสูงสุด เช่น มีข้อมูลเกี่ยวกับสภาพอากาศย้อนหลัง 10 ปี คืออากาศหนาวมาก 3 ปี หนาวปานกลาง 5 ปี หนาวน้อย 2 ปี หากำไรคาดหวังว่าจะผลิตเสื้อหนาวกี่ตัว
- ค่าคาดหวังต้นทุน หรือ ค่าเสียโอกาส โดยคาดหวังว่าจะใช้ต้นทุนต่ำสุด
ระบุปัญหาและวินิจฉัยปัญหา
1. รับรู้ปัญหาและต้องการแก้ไขปัญหา ผู้บริหารต้องแยกแยะสิ่งที่เกิดขึ้นกับปัญหาที่เกิดขึ้นจริง เช่น กรณียอดขายของบริษัทลดลง สาเหตุมาจากคุณภาพของสินค้าต่ำ เมื่อระบุปัญหาได้แล้ว ผู้บริหารควรพิจารณาข้อจำกัดขององค์การ โดยพิจารณาจากทรัพยากรซึ่งเป็นองค์ประกอบของกระบวนการผลิต ได้แก่ กำลังคน เงินทุน เครื่องจักร สิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ รวมทั้งเวลาจะช่วยให้ผู้บริหารกำหนดขอบเขตในการพัฒนาทางเลือกให้แคบลงได้
2. หาข้อสรุปจากทางเลือกหลายๆ โดยใช้วิธีการที่เคยใช้มาแล้ว ทำตามคำแนะนำของผู้มีประสบการณ์ ผสมผลานแนวความคิดใหม่
3. ประเมินทางเลือก ผู้บริหารควรทำการพัฒนาทางเลือกต่าง ๆ ขึ้นมา ซึ่งทางเลือกเหล่านั้นควรเป็นทางเลือกที่มีศักยภาพและมีความเป็นไปได้ ในการแก้ปัญหาให้น้อยลงหรือให้ประโยชน์สูงสุด ตัวอย่างเช่น กรณีที่องค์การประสบปัญหาเวลาการผลิตไม่เพียงพอ ผู้บริหารอาจพิจารณาทางเลือกดังนี้ 1) เพิ่มการทำงานกะพิเศษ 2) เพิ่มการทำงานล่วงเวลาโดยใช้ตารางปกติ 3) เพิ่มจำนวนพนักงาน หรือ 4) ไม่ทำอะไรเลย
4. การตัดสินใจเลือกทางเลือก การเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด (Select the best alternative) เมื่อผู้บริหารได้ทำการ วิเคราะห์และประเมินทางเลือกต่าง ๆ แล้ว ผู้บริหารควรเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียของแต่ละทางเลือกอีกครั้งหนึ่ง เพื่อพิจารณาทางเลือกที่ดีที่สุดเพียงทางเดียว ทางเลือกที่ดีที่สุดควรมีผลเสียต่อเนื่องในภายหลังน้อยที่สุด และให้ผลประโยชน์มากที่สุด แต่บางครั้งผู้บริหารอาจตัดสินใจเลือกทางเลือกแบบประนีประนอม โดยพิจารณาองค์ประกอบที่ดีที่สุดของแต่ละทางเลือกนำมาผสมผสานกัน
5. การนำการตัดสินใจไปสู่การปฏิบัติ เมื่อผู้บริหารได้ทางเลือกที่ดีที่สุดแล้ว ก็ควรมีการนำผลการตัดสินใจนั้นไปปฏิบัติ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
6. ประเมินผลการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ ข้อมูลย้อนกลับจะช่วยให้ผู้บริหารแก้ปัญหาหรือทำการตัดสินใจใหม่ได้โดยได้ผลลัพธ์ของการปฏิบัติที่ดีที่สุด
ผู้ทำหน้าที่ตัดสินใจ
1. การตัดสินใจโดยผู้บริหาร (Individaul decision ) เป็นอำนาจของผู้บริหาร เพราะเป็นผู้เชี่ยวชายการหาข้อมูลเพิ่มเติม
2. การตัดสินใจโดยขอคำปรึกษา เป็นการตัดสินใจโดยผู้บริหาร ซึ่งใช้วิธีระดมความคิดโดยการประชุม หรือเชิญผู้เกี่ยวข้องไปให้ข้อมูลและคำปรึกษา
3. การตัดสินใจโดยกลุ่ม การตัดสินใจโดยกลุ่มบุคคลนี้เหมาะสำหรับการตัดสินใจในเรื่องที่ยุ่งยากซับซ้อน หรือเรื่องที่ผู้บริหารไม่มีข้อมูลข่าวสารเพียงพอหรือยังขาดประสบการณ์ในเรื่องนั้น ๆ หรือไม่มีความชำนาญทางด้านนั้นอย่างเพียงพอจึงจำเป็นต้องฟังความคิดเห็นจากผู้ที่มีความรู้และประสบการณ์ แล้วประมวลความคิดเห็นเหล่านั้นมาเป็นสิ่งกำหนดการตัดสินใจ
สรุปและวิเคราะห์
การตัดสินใจโดยกลุ่ม จะมีความสำคัญเป็นที่ยอมรับและต้องการมากขึ้น เพราะว่า องค์การที่มีขนาดใหญ่งานจะซับซ้อน และต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่าย ประกอบกับบุคลากรขององค์การในปัจจุบันนี้มีความรู้ความสามารถ และมีความเชี่ยวชาญในแต่ละด้าน จึงมีความต้องการได้รับการยอมรับ และมีส่วนร่วมในการบริหารหรือตัดสินใจในปัญหาที่สำคัญ ๆ และที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับตนและหน่วยงานของตนโดยตรง ดังนั้น การเรียนรู้เกี่ยวกับการตัดสินใจโดยกลุ่มจึงมีประโยชน์และจำเป็นสำหรับผู้นำ
ผู้นำที่มีความสามารถและทักษะในการตัดสินใจ จะเข้าใจภาระหน้าที่ที่ควรกระทำในกลุ่มได้ดี และนำกลุ่มให้สามารถหาทางเลือกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันก็จะทำให้สมาชิกยอมรับ และไม่เกิดความขัดแย้งระหว่างกัน โดยผู้นำต้องเป็น
1. ผู้กำหนดกระบวนการและขั้นตอนของการประชุม
2. ต้องกระตุ้นให้มีการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิกด้วยกันให้มากที่สุด
3. ทำให้สมาชิกมีความเข้าใจชัดเจนต่อปัญหาประเด็น
4. ทำหน้าที่สรุปก่อนที่จะมีการตัดสินใจเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งที่ดีที่สุด